Als zzp'er bewaar je je facturen, bonnetjes en overige administratie 7 jaar. Die termijn gaat in aan het einde van het boekjaar waarin de stukken zijn ontstaan. Een factuur van 15 maart 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2033. Digitaal bewaren mag, zolang de scans leesbaar, volledig en op elk moment te raadplegen zijn.
Wanneer begint de termijn van 7 jaar?
De wettelijke termijn begint niet op de dag dat je een factuur ontvangt of verstuurt, maar op 1 januari na het boekjaar waarin dat gebeurde. Voor een ondernemer die op kalenderjaarbasis werkt, geldt daarom de volgende rekensom: boekjaar 2026 plus 7 jaar is einde 2033. Heb je een gebroken boekjaar, bijvoorbeeld van 1 juli tot en met 30 juni, dan telt de einddatum van dat boekjaar. Zorg dat je de data op een rij hebt voordat je iets weggooit.
Wat valt onder je administratie?
Het gaat niet alleen om facturen. Je moet alle stukken bewaren waaruit je inkomsten en kosten zijn op te maken, zoals:
- verkoopfacturen en inkoopfacturen;
- bonnetjes en kassabonnen van zakelijke uitgaven;
- bankafschriften van je zakelijke rekening;
- contracten, offertes en opdrachtbevestigingen;
- uren- en kilometeradministratie voor het urencriterium en je autokosten.
Ook bewijsstukken voor investeringen horen daarbij, zoals de aankoopfactuur van een laptop of auto.
Er is een uitzondering van 10 jaar
Voor onroerende zaken, zoals een bedrijfspand dat je koopt of verbouwt, geldt een langere bewaartermijn van 10 jaar. Dat komt door de herzieningsregeling voor btw op zulke investeringen. Heb je als zzp'er een kantoor aan huis, dan is dit zelden van toepassing, maar ben je eigenaar van een bedrijfsruimte, noteer die uitzondering dan apart.
Kassabonnen en thermisch papier
Kassabonnen op thermisch papier vervagen vaak al na een jaar of twee. Scan of fotografeer ze daarom meteen na de aankoop, anders houd je na een paar jaar een blanco stuk papier over.
Mag je alles digitaal bewaren?
Ja, de Belastingdienst accepteert gescande of gefotografeerde stukken, mits ze voldoen aan een aantal eisen. De scan moet volledig en leesbaar zijn, het moet duidelijk zijn dat het een kopie is van het origineel, en je moet de bestanden binnen redelijke tijd kunnen tonen aan een inspecteur. Je mag het papieren origineel daarna vernietigen, maar doe dat pas als je zeker weet dat de scan klopt. Bewaar de bestanden op meerdere plekken, bijvoorbeeld op een externe schijf en in een cloudmap, zodat een kapotte laptop geen probleem wordt. Veel boekhoudprogramma's bieden een bonnenarchief waarin je foto's koppelt aan de boeking.
Wat riskeer je als je te vroeg weggooit?
Kun je tijdens een controle geen stukken tonen, dan kan de Belastingdienst jouw winst schatten of aftrek schrappen. Bovendien kan een boete volgen als je bewust je administratie niet bewaart. Een overzichtelijk archief voorkomt dat gedoe en maakt de aangifte ook sneller af te ronden.
Zo richt je een eenvoudig archief in
Maak per jaar een map met submappen voor verkoop, inkoop, bank en overig. Geef bestanden een vaste naam, bijvoorbeeld met de datum en de naam van de leverancier, en zet in je agenda een herinnering voor 1 januari om stukken van zeven jaar geleden te beoordelen. Zo weet je precies wat weg mag en wat nog blijft.
